La politique de conformité doit identifier notamment les aspects fondamentaux du risque de non-conformité, expliquer les principes fixés par l’organe délibérant, définir le rôle et les objectifs de la structure en charge de la conformité et mettre en place un programme de formation continue.
Cette politique doit prévoir également l’élaboration d’une charte de conformité qui :
– expose les objectifs de la conformité, en établit l’indépendance et en définit les responsabilités et les compétences ;
– décrit les relations avec les autres fonctions en charge de la gestion et du,contrôle des risques ainsi qu’avec celle de l’audit interne ;
– précise clairement les rapports, relations et lignes de reporting entre les diverses entités qui interviennent dans la gestion et le contrôle du risque de non-conformité en spécifiant notamment que la responsabilité des tâches déléguées revient à l’entité en charge de la conformité ;
– accorde à cette entité le droit d’accès à toute information nécessaire à l’exécution de ses missions ;
– confère à l’entité en charge de la conformité le droit de solliciter une mission d’audit afin de diligenter des investigations;
– établit le droit de contacter l’organe exécutif et, le cas échéant, l’organe délibérant ou les membres du comité d’audit ou d’un comité ad hoc;
– définit les modalités et les conditions dans lesquelles cette entité peut recourir, en cas de besoin, à des experts externes
