– L’organisation comptable doit au moins respecter les conditions de régularité et de sécurité suivantes :
a) la tenue de la comptabilité dans la langue (ou une des langues) officielle(s) du pays et en franc de la Coopération Financière en Afrique (FCFA ou XAF) ;
b) l’emploi de la technique de la partie double, qui se traduit par une écriture affectant au moins deux comptes, l’un étant débité et l’autre crédité. Lorsqu’une opération est enregistrée, le total des sommes inscrites au débit de comptes doit être égal au total des sommes inscrites au crédit d’autres comptes ;
c) la justification des écritures par des pièces datées, conservées, classées dans un ordre défini dans le document décrivant les procédures et l’organisation comptables, susceptibles de servir comme moyen de preuve, portant les références de leur enregistrement en comptabilité et garantissant l’existence d’une piste d’audit ;
d) le respect de l’enregistrement chronologique des opérations.
Les mouvements affectant le patrimoine de l’établissement sont enregistrés en comptabilité, opération par opération, dans l’ordre de leur date de valeur comptable. Cette date est celle de l’émission par l’établissement de la pièce justificative de l’opération ou celle de la réception des pièces d’origine externe. Les opérations de même nature réalisées en un,même lieu et au cours d’une même journée peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique.
Les mouvements sont récapitulés par période préalablement déterminée qui ne peut excéder un mois.
Une procédure destinée à garantir le caractère définitif de ces mouvements devra être mise en œuvre.
e) l’identification de chacun de ces enregistrements précisant l’indication de son origine et de son imputation, le contenu de l’opération à laquelle il se rapporte ainsi que les références de la pièce justificative qui l’appuie ;
f) le contrôle par inventaire de l’existence et de la valeur des biens, créances et dettes de l’établissement. L’opération d’inventaire consiste à relever tous les éléments du patrimoine de l’établissement en mentionnant la nature, la quantité et la valeur de chacun d’eux à la date de l’inventaire. Les données d’inventaire sont organisées et conservées de manière à justifier le contenu de chacun des éléments recensés du patrimoine ;
g) le recours, pour la tenue de la comptabilité de l’établissement, à un plan de comptes normalisé dont la liste figure dans le PCEC;
h) la tenue obligatoire de livres ou autres supports autorisés ainsi que la mise en œuvre de procédures de traitement agréées, permettant d’établir les états financiers périodiques visés à l’article 7 ci-dessus
