Article 17 – COBAC R-2003/01

– Lorsqu’elle repose sur un traitement informatique, l’organisation comptable doit recourir à des procédures qui permettent de satisfaire aux exigences de régularité et de sécurité requises en la matière, de telle sorte que :
a) les données relatives à toute opération donnant lieu à enregistrement comptable comprennent, lors de leur entrée dans le système de traitement comptable, l’indication de l’origine, du contenu et de l’imputation de ladite opération et puissent être restituées sur papier ou sous une forme directement intelligible ;
b) l’irréversibilité des traitements effectués interdise toute suppression, addition ou modification ultérieure de l’enregistrement ; toute donnée entrée doit faire l’objet d’une validation, afin de garantir le caractère définitif de l’enregistrement comptable correspondant ; cette procédure de validation doit être mise en œuvre au terme de chaque période qui ne peut excéder le mois;
c) la chronologie des opérations écarte toute possibilité d’insertion intercalaire ou d’addition ultérieure; pour figer cette chronologie le système de traitement comptable doit prévoir une procédure périodique (dite «clôture informatique») au,moins mensuelle pour les banques et trimestrielle pour les établissements financiers et mise en œuvre respectivement au plus tard à la fin du mois ou du trimestre qui suit la fin de la période considérée ;
d) les enregistrements comptables d’une période clôturée soient classés dans l’ordre chronologique de la date de valeur comptable des opérations auxquelles ils se rapportent; toutefois, lorsque la date de valeur comptable correspond à une date déjà clôturée, l’opération concernée est enregistrée au premier jour de la période non encore clôturée ; dans ce cas, la date de valeur comptable de l’opération est mentionnée distinctement dans le libellé ;
e) la durabilité des données enregistrées offre des conditions de garantie et de conservation conformes à la réglementation en vigueur ; sera notamment réputée durable toute transcription indélébile des données qui entraîne une modification irréversible du support ;
f) l’organisation comptable garantisse toutes les possibilités d’un contrôle éventuel en permettant la reconstitution ou la restitution du chemin de révision et en donnant droit d’accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et aux procédures des traitements, en vue notamment de procéder aux tests nécessaires à l’exécution d’un tel contrôle ;
g) les états périodiques fournis par le système de traitement soient numérotés et datés ; chaque enregistrement doit s’appuyer sur une pièce justificative établie sur papier ou sur un support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution en clair de son contenu pendant les délais requis; chaque donnée, entrée dans le système de traitement par transmission d’un autre système de traitement, doit être appuyée d’une pièce justificative probante